In 2 Stunden zum Starter-Set für effizienteres Arbeiten
Immer wieder die gleichen Dokumente neu erstellen, Formatierungen anpassen, nach dem letzten ähnlichen Projekt suchen – das kostet Zeit und Nerven. Eine gut organisierte Template-Bibliothek schafft Abhilfe: Mit den fünf wichtigsten Dokumenten-Vorlagen legen Sie die Basis für schnelleres, konsistenteres Arbeiten in Ihrer Agentur.
Warum dieser Quick Win?
Letzte Woche war ich in einem Workshop mit einer Kreativagentur, die an ihrer Prozessoptimierung arbeitet. Wir haben uns die typischen Abläufe angeschaut und dabei ist mir wieder aufgefallen, wie viel Zeit in vielen Agenturen für etwas draufgeht, das eigentlich geschickter gelöst werden könnte: das wiederholte Erstellen von Standarddokumenten.
Eine Mitarbeiterin erzählte, dass sie für jedes neue Angebot erst einmal ein altes Projekt sucht, von dem sie die Struktur kopieren kann. Ein Workshop-Teilnehmer berichtete, dass (gleiche oder ähnliche) Briefings mal drei Seiten haben, mal nur eine halbe – je nachdem, wer sie erstellt. Und die Geschäftsführerin erwähnte fast beiläufig, dass sie jedes Mal aufs Neue überlegen müsse, ob sie alle wichtigen Vertragspunkte im Angebot aufgeführt hat.
Das sind kein Einzelfälle. In fast jeder Agentur werden Angebote, Briefings, Präsentationen und Projektpläne immer wieder in ähnlicher Form benötigt. Trotzdem wird häufig fast bei Null begonnen, alte Dokumente zusammengesucht oder wichtige Punkte schlicht vergessen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch zu unterschiedlicher Qualität und einem uneinheitlichen Erscheinungsbild nach außen.
Eine gut organisierte Template-Bibliothek löst dieses Problem auf einen Schlag. Dokumente sind viel schneller fertig, alle wichtigen Punkte sind standardmäßig enthalten, das Erscheinungsbild ist einheitlich und professionell – und niemand muss mehr überlegen, ob etwas Wichtiges vergessen wurde.
Die 2-Stunden-Methode
Schritt 1: Die 5 wichtigsten Vorlagen identifizieren (15 Minuten)
Im ersten Schritt finden Sie für sich und für Ihr Team heraus welche Dokumente am häufigsten erstellt werden. Typische Kandidaten in Agenturen:
Angebote
- Struktur für Projektbeschreibung, Leistungsumfang, Zeitplan, Kosten
- Rechtstexte (AGB, Zahlungsbedingungen)
- Corporate Design der Agentur
Status-Report
- Projektfortschritt (Ampelsystem)
- Erledigte/anstehende Aufgaben
- Risiken und Probleme
- Nächste Schritte
Briefings (Kunden-Briefing)
- Standardfragen zu Zielen, Zielgruppe, Budget, Timing
- Technische Anforderungen
- Freigabeprozesse
Meeting-Protokoll
- Teilnehmer, Datum, Themen
- Beschlüsse und Aufgaben (mit Verantwortlichen und Fristen)
- Offene Punkte
Projekt-Kickoff-Präsentation
- Projektübersicht (Ziele, Zeitplan, Team)
- Kommunikationsregeln
- Meilensteine und Deliverables
Wichtig: Beginnen Sie erst einmal mit diesen fünf Formularen. Mehr verwässert den Quick Win für Sie und verzögert den Start.
Schritt 2: Vorlagen erstellen (60 Minuten)
Suchen Sie sich das jeweils beste Beispieldokument aus den letzten Projekten heraus. Entfernen Sie dort alle projektspezifischen Inhalte und ersetzen konkrete Angaben durch Platzhalter wie [Projektname], [Kunde] oder [Datum]. Hilfreich sind auch kurze Hinweise in eckigen Klammern, die zeigen, was an diese Stelle gehört – etwa [Hier 3-5 Sätze zur Zielgruppe]. So wird aus einem konkreten Projektdokument eine wiederverwendbare Vorlage.
Schritt 3: Zentrale Ablage einrichten (30 Minuten)
Alle Vorlagen nützen natürlich nur, wenn alle in der Agentur sie finden und nutzen können:
In der Agentursoftware:
Wir sind im Agentursoftware-Guide – deshalb liegt es nahe, dass Sie eine Agentursoftware einsetzen (oder dies vorhaben). Insofern haben Sie es leichter: Denn Agentursoftware-Systeme haben in der Regel Vorlagen.
- Auch, wenn das in der Systemlogik implizit ist: Legen Sie Templates dort an, wo sie im Workflow gebraucht werden. Also Angebot-Template bei Angeboten.
- Templates sind hier nicht nur Mustervorlagen für die Erstellung z.B. eines Angebotes zum Versand beim Kunden, sondern auch – in diesem Beispiel – ein Kalkulationsmuster.
- Besprechen Sie mit Ihrem Anbieter, welche Möglichkeiten für Templates es gibt und wie Sie am Besten damit arbeiten.
Digitale Ablage:
- Erstellen Sie einen dedizierten Ordner „Templates” oder „Vorlagen“ auf Ihrem Server oder in Ihrem Cloud-Speicher.
- Schaffen Sie Unterordner nach Kategorie: „Angebote“, „Briefings“, „Projektmanagement“, „Interne Dokumente“.
- Verwenden Sie klare Dateinamen: „TEMPLATE_Angebot_Standard.docx“ (das „TEMPLATE_“ macht sie durchsuchbar).
Best Practice:
- Nutzen Sie beide Wege: Native Templates in der Agentursoftware für Angebote/Rechnungen, allgemeine Vorlagen auf dem Server.
- Erstellen Sie eine kurze Übersichts-Datei „Template-Guide“ mit Links zu allen Vorlagen und kurzer Beschreibung, wofür welches Formular gedacht ist.
Schritt 4: Team informieren (15 Minuten)
Die besten Vorlagen nützen nichts, wenn niemand sie kennt:
- Deshalb: geben Sie dem Team eine Info (Meeting oder E-Mail oder Info in der Agentursoftware): „Ab sofort haben wir eine Template-Bibliothek mit Vorlagen für…“ und beschreiben Sie, wo die Templates liegen.
- Erklären Sie kurz, wie sie eingesetzt werden (kopieren, nicht überschreiben!)
- Bitten Sie um Feedback: „Fehlt etwas? Was sollten wir ergänzen?“
Bonus: Template-Pflege
Damit es auch dauerhaft funktioniert: Templates sind kein „Set and Forget“! Prüfen Sie desalb (wenigstens) halbjährlich:
- Ermitteln Sie (z.B. über eine kurze Umfrage: Welche Templates werden tatsächlich genutzt? Was fehlt? Was nervt? Und – ganz wichtig – gibt es neue Anforderungen (z.B. neue Rechtstexte)?
- Achten Sie bei Änderungen auf eine saubere Versionierung: Fügen Sie ein Datum in den Dateinamen ein: „TEMPLATE_Angebot_2025-02.docx“. So können Sie bei Bedarf auf ältere Versionen zurückgreifen
- Feedback-Kultur: Ermutigen Sie das Team, Verbesserungsvorschläge zu machen. Templates sollten sich mit der Agentur weiterentwickeln
Typische Stolpersteine vermeiden
Wie immer gibt es natürlich auch hier einige Stolperfallen auf dem Weg zum Ziel. Achten Sie auf die folgenden:
- Starten Sie nicht zu perfektionistisch: Denn leider verhindert das oft, dass Sie überhaupt anfangen. Erstellen Sie besser zunächst eine einfache Version und verbessern Sie diese.
- Achten Sie bei der Nutzung der Server-Ablage darauf, dass Templates nicht überschrieben werden statt kopiert: Benennen Sie die Vorlagen dafür eindeutig und schulen Sie das Team darin, immer Kopien anzulegen.
- Schaffen Sie EINEN zentralen Platz für die Serverablage. (Sonst liegen die Vorlagen schnell an x verschiedenen Orten).
- Löschen Sie alte Versionen oder verschieben Sie sie in einen „Archiv“-Ordner. (Veraltete Templates bleiben im Umlauf:)
Der nächste Schritt: Vertiefung
Dieser Quick Win gibt Ihnen die Basis für effizienteres Arbeiten. Wenn Sie das Thema vertiefen möchten – etwa wie Sie die Templates-Bibliothek in komplexe Workflows integrieren, wie Sie mit verschiedenen Versionen für verschiedene Kundentypen arbeiten oder wie Sie Formulare dynamisch mit Daten aus Ihrer Agentursoftware befüllen – lesen Sie den demnächst erscheinenden ausführlichen Artikel „Effizientes Template-Management in Agenturen“.
Dort erfahren Sie dann unter anderem:
- Wie Sie Templates in Ihre Agentursoftware integrieren
- Fortgeschrittene Techniken (Textbausteine, automatische Befüllung)
- Wie Sie ein Vorlagen-Governance-Konzept entwickeln
- Best Practices aus verschiedenen Agenturtypen
Invest & Return
| Zeit-Invest: 2 Stunden Setup, danach 5-10 Minuten Pflege pro Quartal
Effekt: 30-60% Zeitersparnis bei Dokumentenerstellung, höhere Qualität und Konsistenz, weniger vergessene Inhalte, professionellerer Außenauftritt Schwierigkeit: ⭐ (einfach – Copy & Paste genügt für den Start) |
Welche Dokumente erstellen Sie in Ihrer Agentur am häufigsten? Arbeiten Sie bereits mit Templates oder fangen Sie jedes Mal von vorne an? Welches der 5 Templates würde Ihnen am meisten Zeit sparen?
Weiterführende Links:
Die 13 Schritte einer erfolgreichen Software-Implementierung
Marktübersicht Agentursoftware
Hintergrund Beitragsbild von Dirk Wouters auf Pixabay