ZUGFeRD: Elektronische Rechnungen

Das Akronym ZUGFeRD beschreibt den elektronischen Austausch von Rechnungen, wie er in Zukunft Standard sein wird. Allerdings setzt sich diese Art der automatisierten Datenverarbeitung schon jetzt zunehmend im europäischen Zahlungsverkehr durch. Wer zukunftssichere Software anbieten will, tut gut daran, sich hier in der ersten Reihe zu positionieren. Käufer wollen Investitionssicherheit und sie wollen schon heute sehen, was sie morgen einsetzen müssen.

Im Einzelnen

ZUGFeRD ist ein Akronym für: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das klingt sperrig, beinhaltet aber eine der größten Umwälzungen auf dem Gebiet der öffentlichen Verwaltung und im Waren- und Dienstleistungsverkehr in ganz Europa, denn die Rechnungstellung an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung durch private Unternehmen soll zukünftig in elektronischer Form möglich und ab 2018 verpflichtend sein.

Das sieht das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes vor, das am 13.Juli 2016 vom Bundeskabinett verabschiedet wurde. Man verspricht sich davon weniger Aufwand und Kosten, denn Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren von Papierrechnungen gehören damit bald der Vergangenheit an.

In der Praxis werden Rechnungen im internationalen Waren- und Dienstleistungsverkehr bereits jetzt zunehmend elektronisch ausgetauscht. Zur Klarstellung: Damit ist keineswegs nur der elektronische Versand, etwa von pdf-Dokumenten, gemeint. Vielmehr werden Rechnungen zwischen den beteiligten Programmen ausgetauscht, also von Software zu Software. Die Übermittlung findet als echter Datenaustausch statt. Der Absender übermittelt seine Rechnung an das System des Empfängers. Beim Empfänger befindet sich die Rechnung anschließend in dessen EDV fix und fertig aufbereitet in der Buchhaltung, im Zahlungssystem, in der Beleghistorie und so weiter. Die Rechnung ist auch maschinenlesbar. Dies ist keine Zukunftsmusik, sondern findet bereits statt. Wir werden uns daran gewöhnen müssen, dass diese Art der Übermittlung in Zukunft Standard sein wird.

ZUGFeRD-konforme Rechnungen sollen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Die Zielgruppe von ZUGFeRD sind neben großen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung insbesondere auch kleine und kleinste Unternehmen, die wenige Rechnungen pro Jahr an einen Partner stellen oder sogar mit Partnern zu tun haben, mit denen keine regelmäßigen Geschäftskontakte bestehen.

Dabei wird erwartet, dass durch das neue ZUGFeRD-Format nicht nur die Kosten der Rechnungsstellung aufgrund des Wegfalls von Material und Portokosten sowie einer automatischen Verarbeitung stark reduziert bis komplett eliminiert werden, sondern auch das Rechnungswesen in Zukunft durch optimierte Prozesse wesentlich effizienter wird.

Nach Einschätzung des Bundesministeriums für Wirtschaft können die rechnungstellenden Unternehmen der Bundesverwaltung durch den elektronischen Versand und Weiterverarbeitung der Daten um bis zu 11 Millionen Euro jährlich entlastet werden. Darüber hinaus würden Ressourcen geschont, „Medienbrüche durch die unmittelbare elektronische Übertragung von Rechnungsdaten an die Bundesstellen vermieden und durchgängige sowie konsistente Prozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung geschaffen.“ (Pressemitteilung)

Folgerichtig finden sich die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung im E-Government-Gesetz des Bundes wieder. Sie treten ab dem 27. November 2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Für alle übrigen Behörden gilt die Neuregelung ab dem 27. November 2019. Zugleich verpflichtet sich die Bundesverwaltung selbst, künftig Rechnungen an Bürger und Unternehmen in elektronischer Form anzuzeigen, wenn der Rechnungsstellung ein elektronischer Bestellvorgang vorangegangen ist.

Wie sieht das in der Praxis konkret aus?

Abgrenzung zu bestehenden Verfahren

Im Gegensatz zu anderen Verfahren wie EDIFACT stellt die ZUGFeRD-Spezifikation keinerlei Anforderungen an die Übertragung der Rechnungen. Die ZUGFeRD-Rechnungen können so ausgetauscht werden, wie es für die beiden Vertragspartner am sinnvollsten ist. Anders als bei EDI Verfahren muss bei ZUGFeRD zwischen den beiden Parteien im Vorfeld des Rechnungsaustausches keine Vereinbarung getroffen werden. Aufgrund der Änderungen im Steuervereinfachungsgesetz 2011 darf ein Rechnungssender bis auf Widerruf elektronische Rechnungen versenden.

Zukünftige Rechnungstellung in der Praxis

Eine elektronische Rechnung soll zukünftig direkt aus dem Rechnungsprogramm des Absenders erstellt und dem Empfänger elektronisch übermittelt werden. Dort ermöglicht der Datenteil der elektronischen Rechnung die Buchung der Rechnung im System des Rechnungsempfängers – und womöglich auch gleich die Bezahlung.

Für die elektronische Verarbeitung der enthaltenen Daten ist es daher von großer Bedeutung, alle möglichen Arten von Daten berücksichtigt werden und dass die Zuordnung der Daten korrekt erfolgt, sprich: Dass die Schnittstellen funktionieren. Diese Spezifikation stellt das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) auf der Webseite http://www.ferd-net.de/front_content.php?idcat=255 zur Verfügung.

Im ZUGFeRD Infopaket 1.0 (ZIP-Datei, 9,5MB) sind die relevanten Dokumente in einem Download zusammengefasst. Das Infopaket enthält das Datenmodell und das Schema als Strukturdiagramm, eine alphabetische Liste der Elemente sowie die von ZUGFeRD definierten Codelisten. Darüber hinaus wird eine Gegenüberstellung (Mapping) zwischen dem  Release Candidate und der finalen Version sowie eine Aufstellung der neuen Elemente zur Verfügung gestellt.
Anbieter eines Development Kits:
http://rechnungsaustausch.org/zugferd-anbieter-software-developement-kit.htm

---

Beitragssammlung zum Thema

Der ursprüngliche Beitrag stammt vom 6. Oktober 2016. Seitdem hat sich auch bei diesem Thema einiges getan. In unserer Sammlung finden Sie aktuelle Beiträge verschiedener Anbieter, die zeigen, wie sich das Thema und die jeweiligen Softwarelösungen weiterentwickelt haben.

---

© Grafik: H. Mews

---