Agentursoftware Roadmaps 2023

Was planen die Anbieter von Agentursoftware für das kommende Jahr? Der jährliche Roadmap-Überblick im Agentursoftware Guide zeigt, welche Neuerungen, Entwicklungsschwerpunkte und Themen bei den Herstellern auf der Agenda stehen. Auch für 2023 haben wir die Anbieter eingeladen, ihre Pläne und Prioritäten vorzustellen.

Im Folgenden finden Sie die Agentursoftware Roadmaps 2023 der teilnehmenden Anbieter für das neue Jahr – jeweils mit den aus ihrer Sicht wichtigsten Entwicklungen und Vorhaben.

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Roadmap Agentursoftware DAV Die Agenturverwaltung

Kapazitätsplanung:
Ende letzten Jahres haben wir unsere neue Kapazitätsplanung eingeführt. Sie erlaubt es, zu definieren, wie viele Stunden eines Mitarbeiters für ein Projekt pro Woche eingeplant werden. Hierdurch lassen sich die Kapazitäten der Mitarbeitenden mit einem Klick auswerten. Im Laufe der nächsten Wochen und Monate werden wir weitere Komfort-Feautures integrieren, um die Nutzung weiter zu vereinfachen.

SEPA:
Zum komfortablen Bezahlen von Eingangsrechnungen wird eine Export-Datei für Sammelüberweisung erzeugt, die von Banking-Programmen verarbeitet werden kann, um mehrere Überweisungen in einem Arbeitsschritt zu tätigen.

Gewerke:
Noch diesen Winter werden wir die Funktion Gewerke einführen, mit deren Hilfe Funktionen (aus der Zeiterfassung) gruppiert werden können, um Auswertungen zu optimieren.

Arbeitszeiterfassung:
Neben der Projektzeiterfassung wird bis Ende Q1 ein überarbeitetes Modul zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung stehen.

DATEV:
Wir arbeiten an einer Schnittstelle zu DATEV, mit deren Hilfe Daten direkt aus dem System an DATEV übermittelt werden können.

Kanban Boards:
Wir planen die Einführung von Kanban- Boards. So können sich Nutzer der Agenturverwaltung noch einfacher einen Überblick über den aktuellen Stand der Projekte machen, indem der aktuelle Fortschritt im Workflow übersichtlich dargestellt wird.

Briefpapier Editor:
Ein eigenes Briefpapier erstellen, inklusive Logo, Hausschrift und Design? Unser Briefpapier-Editor kommt im Frühsommer und macht genau das möglich.

Authentication 2.0:
Die 2FA wird in diesem Jahr ausgerollt.

An weiteren Themen wird konzeptionell gearbeitet:

• Reisekostenabrechnung
• E-Signatur
• Banking- Integration

Roadmap Agentursoftware Conaktiv

Fahrplan ConAktiv 2023

Mobile Anwendungen sollen 2023 weiter ausgebaut werden
Agenturen generieren heute immer größere Mengen von Daten. Diese Daten sind die Rohdiamanten, um Analysen und Prognosen ableiten und fundierte Entscheidungen für die Zukunft treffen zu können. Eine besondere Herausforderung für Agenturen liegt vor allem im mobilen Informationsvorsprung. Denn die meisten Mitarbeiter können unterwegs nicht auf den mobilen Zugriff ihrer Daten verzichten! Mit der Smartphone- und der Browser-App von ConAktiv stehen diese Informationen entweder über Ihr Smartphone oder Ihren Webbrowser zur Verfügung.

Im Jahr 2023 dreht es sich weiter um die Erweiterungen der beiden Apps. Die Connectivity hat es sich zum Ziel gesetzt weitere Module in die mobilen Anwendungen zu integrieren. Dazu zählen vor allem die Erstellung und Bearbeitung von Projekten, Angeboten und Rechnungen.
Langfristig soll die Nutzung aller Module aus der Client-Version von ConAktiv in den mobilen Versionen möglich sein.

Neues Tool: der Ressourcenplaner
2023 wird es den Ressourcenplaner als neues Modul in den mobilen Apps geben. Bei dem neuen Tool handelt es sich um eine vollautomatische Ressourcenplanung. Der Ressourcenplaner wird komplett neugestaltet und ist intuitiv und einfach zu bedienen. Denn ein Tool, das alle Ressourcen koordiniert, ist heute besonders für Agenturen, die große Projekte abwickeln unerlässlich. Mit dem neuen Tool wird eine professionelle Planung von Kapazitäten im Projekt effektiv möglich sein. Freie Mitarbeiterkapazitäten können zum Beispiel per Drag & Drop auf die Projekte verteilt werden.

Neuerungen im Modul Buchhaltung
Eine Funktion über die sich viele ConAktiv-Anwender freuen werden: 2023 soll eine vollautomatische Verbuchung von Bankauszügen möglich werden. Diese Funktion verspricht eine enorme Arbeitserleichterung 😊

Teams-Anbindung
Ab ConAktiv 19 können Teams-Chats direkt in ConAktiv (zu einem Projekt, einem Kunden, einem Ticket, einer Aufgabe oder einem Ansprechpartner) gestartet werden. 2023 wird diese Teams-Anbindung weiterentwickelt.

Performanceverbesserungen
Die Connectivity plant die neuen Apple-Prozessoren zu unterstützen. Die Performanceverbesserungen resultieren dabei aus der nativen Unterstützung der neuen Prozessorgeneration. ConAktiv wird dann im nativen Modus auf Apple-Computern mit den neuen Apple-Prozessoren schneller laufen.



Performanceverbesserungen von ConAktiv sollen ebenso durch vollständiges Multithreading erreicht werden. Wir kümmern uns 2023 um Verfahren und Techniken, mit denen sich mehrere Prozesse oder Anwendungen gleichzeitig ausführen lassen.

Roadmap Agentursoftware easyJOB

Folgende Funktionen stehen dabei im Vordergrund:

Weiterentwicklung der RESTful API 


• mit dem Release 5.80 (kurzfristig) stehen REST-APIs für Aufgaben/Termine, Abwesenheiten, Stunden, Jobs und Leistungen lesend und schreibend zur Verfügung

• lesend sind Datensätze für Adressen/Personen, Kosten/Erlöse (= Funktion Terminplanung Kosten/Erlöse) und einige Daten für Media verfügbar

• die RESTful API wird sukzessive um weitere Datensätze (z.B. Adressen / Personen, Währungen) erweitert, um die Dateninteroperabilität und Kompatibilität von easyJOB mit anderen Systemen zu stärken (5.90 und 6.00)

Arbeitszeiterfassung (5.90)


• Neukonzeption der Arbeitszeiterfassung
- Erfassung beliebig vieler Anwesenheitsblöcke, die ggfs. durch Pausen unterbrochen werden können

• Warnmeldungen, wenn verpflichtende Pausen oder Ruhezeiten nicht eingehalten werden

Mahnwesen (5.90)


• Multi-E-Mail-Versand von Mahnungen

Weiterentwicklung der easyJOB APP (5.90/6.00)


• hier stehen funktionale Verbesserungen und Designanpassungen im Vordergrund, damit die APP als singulärer Kontaktpunkt für Stundenerfasser dienen kann

• Optimierung der Nutzung auf Desktop / Tablet

Roadmap Agentursoftware KBMpro

Optimierte Team-Auslastungskontrolle
Mit wenigen Klicks werden alle geplanten Projektzeiten den verfügbaren Zeiten des Teams gegenübergestellt. Dabei werden Urlaubstage, Feiertage sowie andere Abwesenheiten berücksichtigt und eine prozentuale Auslastung einzelner Teams oder der gesamten Agentur berechnet.

2 Faktor-Authentifizierung
KBMpro reagiert auf die Anforderungen neuer Arbeitsmodelle: Viele Arbeitsplätze sind auch nach Corona dauerhaft oder teilweise im Homeoffice verblieben. Um den externen Zugriff auf die Unternehmensdaten noch besser zu schützen, gibt es in KBMpro nun die Option einer 2-Faktor-Authentifizierung (2fa) beim LogIn. Hierbei wird neben dem normalen User-Passwort ein per Smartphone generiertes, nur kurze Zeit gültiges, Zusatzpasswort gefordert.

Neues Design
KBMpro gibt es mittlerweile seit 2004. In dieser Zeit wurden in regelmäßigen Abständen Design-Relaunchs durchlaufen, um Optik und Bedienkonzept zeitgemäß zu halten. Für 2023 steht nun die nächste große Überarbeitung an, man darf gespannt sein!

Neue Abrechnungsoptionen
KBMpro Kunden schätzen vor allem die flexiblen Möglichkeiten zur Gestaltung von Rechnungen und Abrechungsworkflows. Hier wurde der Vorsprung gegenüber den Mitbewerbern nun noch weiter ausgebaut: Direkte Eingriffe in alle Inhalte der Rechnung sowie Automatismen zur Erstellung von Rechnungen aus korrespondierenden Objekten wie Angeboten oder Projekten, werden weiter optimiert und neu integriert.

Filtereinstellungen
Unterschiedliche Nutzer*innen haben ihren Aufgaben entsprechende Angewohnheiten oder Vorlieben, was die Agentursoftware betrifft. So bevorzugt möglicherweise die Geschäftsleitung eine Rechnungsliste, die alle Umsätze des aktuellen Kalendermonats ausweist, die Buchhaltung hingegen wünscht eine Übersicht ausschließlich offener Rechnungen des laufenden Jahres. Daher lassen sich bereits seit längerem die Listenansichten in KBMpro individuell konfigurieren und damit festlegen, mit welchen Voreinstellungen eine beliebige Liste geladen werden soll.

Zukünftig kann hier jede Nutzerin/jeder Nutzer je Liste beliebig viele Voreinstellungen speichern. So kann man schnell und einfach mit nur einem Klick zwischen verschiedenen voreingestellten Ansichten wechseln. Durch die freie Benennung der Filter lassen sich selbsterklärende Voreinstellungen schaffen. Die Sortierung erfolgt alphabetisch.

Schnittstellenpartner
Gemeinsam mit getMyInvoices.com entwickeln wir derzeit eine Schnittstelle und damit einen alternativen Weg zum Einliefern von Lieferantenrechnungen in KBMpro.
getMyInvoices.com hat viele Dienstleister u.a. aus der Medienbranche integriert und kann dort aus Ihrem Kundenportal automatisiert Rechnungen abholen, die andernfalls nicht per E-Mail zugestellt werden (z.B. Amazon, Adobe, Telekom, Flyeralarm und hunderte weitere). Diese erscheinen dann künftig automatisch in KBMpro mit vorbesetzten Daten für Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer usw.

Roadmap Agentursoftware LEADING Job

Kanban? Können wir!

Kanban ist ein agiles und visuelles System zur Steuerung von Aufgaben und Projekten, das es ermöglicht, die Arbeit in Echtzeit zu verfolgen und Prozesse zu optimieren. Mit dem neuen digitalen Kanban Board im Projektmanagement Modul von Leading JOB können Agenturen Projekte in einzelne Schritte herunterbrachten und in visuellen Listen darstellen. Dies ermöglicht es den Teammitgliedern, den Fortschritt des Projekts jederzeit im Blick zu behalten und flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.

Das wird das Kanban Board von Leading JOB können:

• Drag-and-drop-Funktionalität: Die Tasks können per Drag-and-drop von einer Spalte zur nächsten zu verschoben werden, um den Fortschritt zu dokumentieren.
• Aufgabenaufteilung: Aufgaben können je nach Berechtigung an Teammitglieder zugewiesen und deren Fortschritt zu verfolgt werden.
• Priorisierung: Tasks können nach Priorität innerhalb einer Spalte sortiert werden, so dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden.
• Dateianhänge und Kommentare: Dateien wie Bilder, Dokumente und Videos können über die „View more“ Link angehängt und Kommentare hinzugefügt werden.• Benachrichtigungen und Erinnerungen: Benutzer werden benachrichtigt, wenn Aufgaben zugewiesen oder aktualisiert werden und erhalten Erinnerungen, um Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.
• Berichterstellung: BenutzerInnen können Berichte zu erstellen, um den Fortschritt und die Leistung des Teams zu verfolgen und zu analysieren.
• Zugriffsschutz: Man kann Zugriffsebenen für verschiedene Benutzer festlegen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Informationen zugreifen können.

Mit der Implementierung des Kanban Boards trägt Leading JOB zur Steigerung der Transparenz und Zusammenarbeit in den Teams bei und unterstütz bei der Erhöhung der Produktivität.

Achtung, HOT! Home Office Tage kinderleicht verwaltet

Home Office ist gekommen, um zu bleiben, auch nach dem Ende der Pandemie. Wie behalten nun TeamleiterInnen, ProjektmanagerInnen und AgenturchefInnen den Überblick über die Anwesenheit, planen Meetings und sorgen dafür, dass die Produktivität nicht leidet? Mit der neuen Funktion in LEADING Job lassen sich die Home Office Tage (HOT) aller MitarbeiterInnen einfach verwalten.

Im Modul Stundenerfassung können BenutzerInnen die Tage eintragen, in denen sie von zu Hause aus arbeiten. So behält das Management einen Überblick darüber, wer wann und wie oft von zu Hause aus arbeitet. Meetings können gezielt geplant und sichergestellt werden, dass alle TeilnehmerInnen anwesend sind.

Was bringt die HOT-Funktionalität für die MitarbeiterInnen?

Neben mehr Flexibilität auch direkte finanzielle Vorteile. In Deutschland können Steuerpflichtige pro Tag im Homeoffice sechs Euro bis zu einem Maximum von 1.260 Euro jährlich in der Einkommenssteuererklärung geltend machen. In Österreich werden Home Office Tage vom Staat mit bis zu 300€ im Jahr gefördert. Die Bedingung dazu: Der lückenlose Nachweis über jeden Tag, der im Home Office verbracht wurde, muss ans Finanzamt gemeldet werden. Mit der HOT-Funktionalität kann die HR-Abteilung das für alle MitarbeiterInnen einheitlich und ohne administrativen Zusatzaufwand abwickeln. Da bedanken sich die MitarbeiterInnen gleich mit noch mehr Motivation im Home Office.

Roadmap Agentursoftware projectfact

Das Umdenken hat in vielen Köpfen bereits stattgefunden, wir liefern mit projectfacts die passende Softwarelösung. Seit mehr als 20 Jahren vertrauen uns Agenturen, IT-Unternehmen, Beratungshäuser und Personaldienstleister. 2023 folgen viele Weiterentwicklungen, die die Arbeitswelt unserer Kunden moderner und flexibler machen.

Hybrides Arbeiten

Vor zwei Jahren verlegten Millionen von Arbeitnehmern ihr Büro nach Hause. Das Home Office wurde binnen kürzester Zeit von einem Nischenphänomen zum „New Normal“. Es kristallisierte sich heraus, dass die Arbeit von zuhause viele Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit sich bringt. Das Home Office eignet sich aber nicht für alles und jeden. Deshalb sind viele Unternehmen zu einer Art Mischbetrieb übergegangen: Ein Teil des Personals arbeitet zuhause, ein anderer im Büro.

Um diese Form der hybriden Zusammenarbeit zu organisieren, ist ein Softwaretool sehr hilfreich. Damit können sich die einzelnen Mitarbeiter schnell und einfach untereinander organisieren:

• Welcher Schreibtisch ist heute frei?
• Wo arbeiten meine Kollegen gerade?
• Wer kommt morgen ins Büro?
• Wo parke ich nächste Woche?
• Wann kann unser Teammeeting stattfinden?

Bei solchen und ähnlichen Fragen erleichtert projectfacts die Abstimmung enorm. Dafür stellt die Software 2023 eine Reihe von Tools bereit. Mit der Buchungsfunktion können Mitarbeiter Schreibtische, Büros oder Parkplätze schnell und einfach online reservieren. Eine Übersicht zeigt an, welche Plätze zur Verfügung stehen und welche bereits belegt sind. Anhand der Kollegenansicht lässt sich auf einen Blick einsehen, wer wann im Büro ist. So lassen sich Teammeetings unkompliziert terminieren.

Hybrides Projektmanagement

Die Idee des hybriden Projektmanagements ist, das Beste aus agilem und klassischen Projektmethoden miteinander zu vereinen. Projekte sollen dadurch plangetrieben und strukturiert abgewickelt werden, aber gleichzeitig dynamisch und kundennah bleiben.

2023 bietet projectfacts eine neue Form des Projektmanagements, die traditionelle Planung per Projektstrukturplan mit der agilen Scrum-Methode kombiniert. Dadurch lässt sich jedes klassisch geplante Projekt auf Wunsch auch agil abwickeln. Alle Arbeitspakete landen dafür zunächst im Backlog. Diejenigen Arbeitspakete, die als nächstes erledigt werden sollen, plant der Projektverantwortliche (bzw. Product Owner) für den nächsten Sprint ein. Auf diese Weise arbeitet das Team von Sprint zu Sprint immer mehr Arbeitspakete ab, bis der Backlog leer ist. Nach jedem Sprint lässt sich das Ergebnis mit dem Kunden abstimmen und künftige Arbeitspakete können bei Bedarf angepasst werden.

Dass der Backlog mit den vorhanden Personalressourcen zu stemmen ist, stellt eine Kapazitätsplanung sicher. Damit lässt sich das Team auch in den einzelnen Sprints ausgewogen auslasten. Die Kapazitätsplanung ist zugleich ein wichtiger Gradmesser dafür, dass Zeit- und Budgetplan für das Projekt insgesamt eingehalten werden.

Mit projectfacts lässt sich diese Form des hybriden Projektmanagements nicht nur auf einzelne Projekte anwenden, sondern auf Wunsch auf ganze Projektportfolios. Dafür befüllen Sie Ihren Backlog einfach mit Arbeitspaketen aus unterschiedlichen Projekten. So stellen Sie sicher, dass wichtige Projekte bis zum Quartalsende oder für das nächste Produktrelease fertig werden.

Automatisierung und Self Service

Hyperautomation ist eins der Buzzwords der letzten Zeit. Es meint den Einsatz von künstlicher Intelligenz, um Unternehmensprozesse zu automatisieren. In vielen Fällen ist jedoch gar keine KI nötig, um Prozesse effizienter zu machen. Häufig genügt eine clevere Softwarelösung. projectfacts unterstützt Sie 2023 an so vielen Stellen wie nie zuvor, Zeit einzusparen und Fehler zu vermeiden.

Durch den All-in-One-Ansatz sind Daten in projectfacts intelligent miteinander verknüpft. Kunden mit ihren Aufträgen, Aufträge mit ihren Projekten, Projekte mit ihren Rechnungen und so weiter. Dadurch finden Sie Informationen einfach, statt sie zu suchen.

• Kunden-Adressdaten werden automatisch in Belege übernommen.
• Aufträge markieren Beträge automatisch, sobald sie abrechenbar sind.
• Eingehende Mails werden automatisch dem jeweiligen Kunden zugeordnet.

Dies sind nur einige Beispiele smarter Verknüpfungen im System, die Ihnen Zeit sparen und Fehler vermeiden. So profitieren Sie auch ohne KI von effizienten Unternehmensprozessen.

Auch Ihre Kunden können Sie in den Prozessgedanken miteinbeziehen. Immer mehr Unternehmen setzen dabei auf die Self-Service-Idee. Statt Kundenmails zu beantworten, liefern sie alle wichtigen Informationen proaktiv über ein eigenes Portal, z. B. die letzten Rechnungen, den aktuellen Stand eines Projektes oder die Antwort auf eine Kundenanfrage. Das Ergebnis: Engere Bindung dank zufriedener Kunden.

projectfacts ausprobieren

Alle Neuerungen, die Einzug in die Software halten, stellen wir unseren Kunden kostenfrei zur Verfügung. Wenn Sie neugierig geworden sind, probieren Sie projectfacts einfach aus. Unser Beratungsteam unterstützt Sie gerne beim Testen und beantwortet ihre Fragen.

Roadmap Agentursoftware ProSonata

• Ausbau der Projekt- und Aufgabenplanung mit Gantt-Charts
• Funktionserweiterungen der Web-App
• Erweiterung der Schnittstellen
• Optimierungen der Programmoberfläche und Usability
• Umsetzung von Feedback und Kundenwünschen

Die ProSonata Agenda im Detail


Ein großes Thema wird dabei der Ausbau der Projektplanung sein, unterstützt von einer neuen Gantt-Chart Ansicht für die Projektaufgaben. Ergänzungen der Aufgaben (z.B. Abhängigkeiten) werden zudem die Planungsmöglichkeiten verbessern.

In den letzten Jahren haben sich Home-Office und flexible Arbeitsmodelle praktisch überall etabliert. ProSonata bietet als webbasierte Online-Anwendung hierfür ideale technische Voraussetzungen. Ergänzend möchten wir durch den Ausbau der mobilen Web-App mit bekannten Funktionen der Hauptanwendung für noch mehr Flexibilität mit dem Handy unterwegs sorgen.

Das Thema Schnittstellen steht bei uns ebenfalls auf der Agenda. Hierbei werfen wir einen Blick auf die Verzahnung von ProSonata mit anderen Tools und der nachgelagerten Buchhaltung.

Optimierungen in der Programmoberfläche sollen kontinuierlich die Usability verbessern und einen schnellen und übersichtlichen Workflow garantieren. Für maximalen Spaß bei der täglichen Arbeit!

Bei der stetigen Erweiterung um neue Features ist uns das Eingehen auf Kundenwünsche selbstverständlich. Denn die Kundenzufriedenheit ist und bleibt für uns ein wichtiger Faktor – deshalb garantieren wir auch weiterhin unseren persönlichen und direkten Support.

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Fazit

Fazit für Agenturen:
Die Agentursoftware Roadmaps 2023 zeigen vor allem eines: Die Anbieter arbeiten an der nächsten Stufe der Digitalisierung ihrer Systeme. Im Mittelpunkt stehen die Weiterentwicklung von Projekt- und Ressourcenmanagement, eine bessere Vernetzung über Schnittstellen sowie Verbesserungen bei Buchhaltung, Abrechnung und Controlling. Gleichzeitig werden Benutzeroberflächen und mobile Nutzung weiterentwickelt. Auch KI beginnt in den Roadmaps sichtbar zu werden – allerdings noch eher als ergänzende Technologie für einzelne Anwendungsfälle und nicht als prägendes Element der gesamten Software.

Einordnung aus Beratungssicht:
Für Agenturen sind die Roadmaps 2023 vor allem ein Hinweis darauf, dass sich die Anforderungen an Agentursoftware verändern. Es geht zunehmend nicht mehr nur darum, möglichst viele Funktionen in einem System abzubilden. Entscheidend wird, wie gut Informationen zwischen den einzelnen Bereichen und Systemen fließen und wie viel manueller Aufwand dadurch entfällt.

Bei der Bewertung einer Software sollte deshalb neben dem Funktionsumfang auch die technische Entwicklung betrachtet werden: Wie offen ist das System für Schnittstellen? Wie gut werden Planung, Zeiterfassung, Projekte und Abrechnung miteinander verbunden? Und entstehen aus den vorhandenen Daten tatsächlich bessere Möglichkeiten für Steuerung und Controlling?

Interessant ist dabei der Blick auf KI: 2023 zeichnet sich bereits ab, dass die Technologie Einzug in Agentursoftware halten wird. Noch geht es vor allem um konkrete Unterstützung einzelner Aufgaben. Die großen Veränderungen durch KI, Automatisierung und intelligentere Prozesse werden in den folgenden Roadmaps deutlich stärker sichtbar.

Die Roadmaps 2023 markieren damit eine Phase, in der viele Anbieter die technischen und funktionalen Grundlagen für die Entwicklung der kommenden Jahre schaffen – weg von isolierten Funktionen, hin zu stärker vernetzten und zunehmend automatisierten Agenturprozessen.

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© Texte, Logos und Screenshots beim jeweiligen Anbieter, Beitragsbild: Agentursoftware Guide

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